EPL.IS.1.02. Kodeks poslovnog ponašanja

Izvor: EnergoPlast
Idi na: navigaciju, pretragu

Energoplast logo u boji.png

Kodeks poslovnog ponašanja - bonton Energoplast doo


Novi procesi u organizaciji savremenog preduzeća zahtevaju stvaranje nove, drugačije kulture - kulture poslovnog ponašanja.

Ponašanje zaposlenih nije ništa manje važno od znanja i sposobnosti, a to je posebno uočljivo u proizvodnim organizacijama kakva je i naša.

Standardizacijom poslovnog ponašanja preduzeće pokazuje koliko mu je stalo do dobrog poslovanja. Tako se poslovno ponašanje ne prepušta pojedincu, njegovom nahođenju i proceni situacije.

Ponašanje izražava naš odnos prema poslu, preduzeću, kao i prema korisniku usluga. Svojim ponašanjem utičemo na ponašanje drugih.

Prema ponašanju pojedinaca zaključuje se o celom preduzeću. Zato ponašanje na poslu nije privatna stvar, nego interes našeg preduzeća.

Standardizacija poslovnog ponašanja znači da se posvećuje pažnja lepom poslovnom ponašanju i da se ponašanje ne prepušta slučaju, niti slobodnom izboru pojedinca - nego predstavlja opšte prihvaćenu obavezu svih zaposlenih.

Preduzeće

U svakoj prilici vodite računa da svaki pojedinac predstavlja deo preduzeća, da je ambasador preduzeća.

Uvek treba isticati da ste lojalni preduzeću.

Svoje probleme na poslu rešavajte sa svojim pretpostavljenima, a nikako sa strankama i poslovnim partnerima.

O svojim pretpostavljenima, kolegama i saradnicima ne izražavajte se negativno pred strankama ili poslovnim partnerima.

Odeća i higijena

Lepo ponašanje počinje sa sitnicama i prepoznaje se po sitnicama, zato odeća i higijena ni u jednom momentu ne smeju biti zanemareni.

Za ona radna mesta gde je to propisano, obavezno je nošenje zaštitne radne odeće, obuće i opreme.

Nikako nije dozvoljeno korišćenje zaštitne odeće, obuće i opreme van radnog vremena.

Za muškarce je osnovno pravilo da svakodnevno obrijani dolaze na posao, a za žene, ako se šminkaju, da to bude diskretno i uredno.

Sva odeća treba da bude čista i uredna, primerena godinama i polu, godišnjem dobu i prilici u kojoj se nosi.

Cipele uvek treba da budu čiste i uredne.

Posebnu pažnju posvetite higijeni kose i ruku.

Radna disciplina

Na posao dolazite na vreme. Ne napuštajte radno mesto tokom radnog vremena bez potrebe i saglasnosti neposrednog pretpostavljenog koju je potrebno obezbediti i u pisanoj formi čim to bude moguće.

Pridržavajte se zadatih rokova.

Posao uvek obavljajte na najbolji mogući način.

Sledite uputstva i utvrđene procedure.

Ne otvarajte tuđe fioke, ormane, stolove, vozila, poštu...

Ne virite u papire po tuđim stolovima.

Ne ometajte druge pri obavljanju poslova (sedenjem po kancelarijama, okupljanjem oko proizvodne opreme...).

Pridržavajte se uputstava za upotrebu opreme i sredstava napisanih na deklaraciji.

Tokom radnog vremena i na radnom mestu ne obavljajte privatne poslove, niti tražite nadoknadu za ono što ste po prirodi posla dužni da izvršite.

Zaposleni imaju pravo na čist i zdrav radni prostor i zaštitu na radu. Ukoliko je zdravstveno stanje zaposlenog takvo da može da ugrozi zdravlje drugih zaposlenih (zarazna bolest) veoma je bitno da zaposleni otvori bolovanje i preduzme potrebne mere za izlečenje, bez ugrožavanja zdravlja ostalih zaposlenih.

Odnos prema korisnicima proizvoda usluga

Svrha našeg posla je da zadovoljimo potrebe korisnika naših proizvoda.

Uvek uvažite ličnost i probleme korisnika naših proizvoda.

Važno je da nastupate pozitivno, profesionalno, efikasno i ljubazno.

Ne zaboravite da pružite povratnu informaciju o stanju predmeta, zahteva ili pitanja. Odgovor je potrebno dostaviti u roku od 24 časa a ako je to nemoguće, u roku od 24 časa informisati korisnika da će kada bude bilo moguće biti poslat kompletan odgovor.

Ukoliko je došlo do greške ili do nesporazuma, izvinite se u svoje ime i u ime preduzeća.

Ukoliko korisnik proizvoda ukazuje na probleme, rešite ih odmah ili u što kraćem roku.

Sa korisnicima budite ljubazni, ne zaboravite da se zahvalite kad god je to potrebno i moguće.

Prilikom posete objektu Energoplasta korisnici usluga su dužni da se pridržavaju pravilnika o ponašanju koji je u prilogu ovog kodeksa.

Odnosi između kolega i prema pretpostavljenima

Odnosi između zaposlenih, na radnom mestu, treba da budu korektni, ali na izvesnoj distanci.

Izbegavajte "intimiziranje" i nekontrolisane odnose, jer dovode u pitanje obavljanje posla.

Budite uzdržani i tolerantni, to je neophodno.

Izbegavajte subjektivnosti pri kritikovanju drugih i ako uočite njihove greške.

Svakodnevno iskazujte zainteresovanost za posao i za sticanje novih saznanja.

Za sve uočene greške u propuste na poslu izvinite se kolegama ili pretpostavljenima.

Međusobne nesporazume rešavajte tako što ćete ih izneti pretpostavljenom.

Pretpostavljenom se obraćajte samo ako ste pozvani, ako je nešto hitno, ili ako treba podneti izveštaj.

Ako imate potrebu da razgovarate sa pretpostavljenim, pre toga se najavite.

Komunikacija

Prilikom komunikacije pošiljalac komunikacije treba da poštuje pravilo 5c u odnosu na primaoca komunikacije:

  • Clear (jasnoća): postarajte se da je svrha i namera jasna primaocu
  • Complete (kompletnost): pružite sve informacije koje primalac komunikacije treba da ima
  • Concise (konciznost): postarajte se da komunikacija ne bude preopširna
  • Courteous (ljubaznost): obraćajte se primaocu ljubazno
  • Correct (tačnost): postarajte se da komunikacija koju šaljete bude gramatički i pravopisno tačna

Komunikaciju sa kupcima ili dobavljačima treba vršiti isključivo preko logistike, osim ukoliko direktor nije drugačije naložio.

Telefon

U poslovnom telefonskom razgovoru uvek budite profesionalni, zainteresovani, učtivi i kratki.

Prvo pravilo telefoniranja je da razgovor počnete predstavljanjem (Dobar dan, "Energoplast", Marko Marković, referent...).

Ne dozvolite da telefon dugo zvoni, a ukoliko se to dogodi dugujete sagovorniku izvinjenje.

Ne ostavljajte poruku da vas nazove osoba čija vam je usluga potrebna.

Odgovorite na poruku čim budete imali vremena.

Izbegavajte privatne razgovore telefonom, posebno u prisustvu stranke. Naučite svoju porodicu da vas na posao zovu samo ako je hitno i da budu kratki.

Nastojte da svaki službeni razgovor završite u prijateljskom i pozitivnom tonu.

Pismo - pisana forma

Za poslovna pisma koristite memorandum.

Pismo korektno naslovite.

Stil pisanja prilagodite temi i osobi kojoj se piše.

Ne pišite preduga, ni tehnički složena pisma.

Proverite stepen poverljivosti sadržaja pisma.

Uvek proverite da li ima grešaka u pismima i drugim porukama.

Na pisma odgovarajte najkasnije u roku od tri do pet dana.

Ukoliko kopiju pisma šaljete još nekome, osim onome na koga je naslovljeno, to treba jasno naznačiti na dnu pisma.

Ukoliko odgovarate na nečije pismo, činite to istim redosledom, jasno i korektno.

Čestitke, izraze saučešća i zahvalnosti uvek treba upućivati u pisanoj formi (a ne telefonom).

Elektronska pošta

Sve što se odnosi na opšte principe dobre poslovne korespondencije, važi i za elektronsku poštu. Na elektronsku poštu odgovarajte u roku od 1 radnog dana. Ukoliko niste u mogućnosti da date traženi odgovoru u roku od jednog radnog dana, u ovom roku pošaljite informaciju u kom roku očekujete da ćete biti u mogućnosti da date traženi odgovor.

Ukoliko prosleđujete elektronsku poštu svojim kolegama jasno naznačite zašto to radite, tj da li od njih očekujete da postupe po osnovu prosleđene pošte ili samo želite da budu u obavešteni o sadržaju elektronske pošte (u tom slučaju možete radi efikasnosti koristiti skraćenicu FYI). Ukoliko je primalac elektronske pošte odsutan, mora biti postavljeno obaveštenje na elektronskoj pošti o odsustvu sa radnog mesta sa informacijama koga i na koji način zainteresovane strane mogu da kontaktiraju u odsustvu primaoca.

Prilikom odgovaranja na imejl poruku proverite sadržaj CC: (Carbon Copy) polja. Ako niste jedini primalac, nego je ona istovremeno poslata i drugima, lista ostalih primalaca se nalazi u CC: polju poruke. Vas odgovor na takvu poruku treba slati kao "reply to all" da bi odgovor bio poslat svim ostalim primaocima iz CC polja (osim ako iz nekog posebnog razloga to nije poželjno).

Sastanci, prijemi, posete (službena putovanja)

Pri zakazivanju jasno definišite cilj sastanka.

Cilj sastanka opredeljuje i krug ljudi koji se pozivaju.

Na zvaničnom sastanku je potrebno voditi zapisnik, a to radi profesionalno, ili za tu priliku određeno, lice.

Zapisnik treba da bude urađen najkasnije 48 sati nakon sastanka i prezentiran predsedavajućem.

Za unapred dogovoren sastanak obucite se prikladno i formalno.

Priređivanje prijema, koktela i slično je deo marketinške strategije preduzeća i zato tome pristupite ozbiljno i profesionalno.

Pozivnica za prijem mora sadržati potpunu informaciju; ko kome upućuje poziv; povod održavanja prijema; datum, vreme i mesto.

Na početku formalnog prijema predstavnici preduzeća po rangu poređani dočekuju goste (bez pića i cigareta u ruci).

Sve vreme prijema zadržite prijatan ton.

Pokloni, kao prigodan način da se prijem završi, treba da se dele na izlazu.

Prodaja zatvarača podrazumeva i aktivnosti vezane za službeni put. Svaki službeni put je potrebno blagovremeno planirati zbog pripreme adekvatnih ponuda, uzoraka i prateće dokumentacije. Po završetku službenog puta u roku od 5 radnih dana je potrebno podneti izveštaj rukovodstvu. U izveštaju je potrebno navesti kratak zapisnik sa održanih sastanaka i konkretne zadatke koji iz njih proističu.

Odluku o tome ko prisustvuje poslovnim sastancima, odnosno prijemima, donosi organizator, odnosno direktor Preduzeća.

Rezime

Pridržavajući se Kodeksa poslovnog ponašanja doprinosimo savremenijem, organizovanijem i profesionalnijem izvršavanju poslova.

REVIZIJE

Redni broj revizije
Izmena u odnosu na prethodnu reviziju
Datum važenja
1
-
2
Usaglašavanje sa FSMS
24.07.2016.
3
Dopuna poglavlja Odnos prema korisnicima usluga
07.10.2016.
4
Dopuna - SASTANCI, PRIJEMI , POSETE (službena putovanja)
04.01.2017.

Korisni linkovi