EPL.IS.2.01 Procedura za upravljanje dokumentima

Izvor: EnergoPlast
Idi na: navigaciju, pretragu

Energoplast logo u boji.png

Procedura za upravljanje dokumentima

Predmet

Procedura za upravljanje dokumentovanim informacijama - dokumentima ima za cilj da definiše način upravljanja dokumentima sistema upravljanja „Energoplasta“, što obuhvata način izrade, preispitivanja, odobravanja, usvajanja, čuvanja, izdavanja, revizije, distribucije i sprovođenja izmena dokumenata. „Energoplast“ poseduje integrisani sistem (QMS i FSMS), pa se odredbe ove procedure primenjuju na oba standarda ravnopravno.

Procedura se primenjuje u slučaju kada se ukaže potreba za izradom novog dokumenta, kao i u slučaju revizije ili izmene postojećeg dokumenta. Takođe, primenjuje se u organizacionoj jedinici u kojoj se čuvaju i izdaju dokumenti sistema upravljanja.

Namena

Procedura je namenjena obezbeđenju kvaliteta i svim zaposlenima koji učestvuju u odobravanju, izdavanju, izmenama i čuvanju dokumenata.

Veza sa drugim dokumentima

Poslovnik sistema upravljanja

Detalji procedure

Nivoi dokumentacije sistema upravljanja

Dokumentacija sistema upravljanja „Energoplasta“ se može posmatrati na četiri nivoa:

  1. Poslovnik integrisanog sistema upravljanja, Politika integrisanog sistema i Ciljevi integrisanog sistema
  2. Procedure,
  3. Uputstva za rad i rukovanje opremom, standardi i pravilnici,
  4. Obrasci.

Liste svih važećih i zastarelih dokumenata se evidentira kroz kategorizaciju na wiki stranici ili kroz softver Asana.

Identifikacija i šifriranje dokumenata

Šifriranje dokumenata ima za cilj da uspostavi jedinstven sistem označavanja svih dokumenata sistema upravljanja. Oznaka dokumenata sistema upravljanja ima sledeću strukturu:

EPL.IS.oznaka_procesa.broj_dokumenta

1) EPL – predstavlja oznaku firme „Energoplast“ 2) IS – predstavlja oznaku za Integreated System 3) Proces je mesto nastajanja dokumenta. Lista procesa u „Energoplastu“ i njihove odgovarajuće oznake nalaze se u sledećoj tabeli:

Proces
Brojčana oznaka procesa
Upravljanje poslovnim sistemom
1
QMS i FSMS
2
Proizvodnja
3
Prodaja
4
Nabavka
5
Održavanje
6
Kontrola
7
Skladištenje
8

4) Broj dokumenta može biti: a) jednostruk, kod označavanja stavki navedenih pod tačkom 4.1 pod 1), 2) i 3), kada se iza oznake procesa, a posle tačke, upotrebljava samo dvocifrena oznaka dokumenta, i b) dvostruk, kod označavanja stavke navedene pod tačkom 4.1 pod 4), kada se posle brojčane oznake stavki navedenih pod tačkom 4.1 pod 1), 2) i 3), odn. dokumenta na koji se poziva stavka pod 4.1 pod 4), a posle tačke, upotrebljava dvocifrena oznaka tog dokumenta.

Interna dokumenta, na koje se vrši pozivanje u dokumentima sistema, nemaju šifre i prepoznaju se samo po nazivu. Dokumenta integrisanog sistema upravljanja takođe nemaju šifru.

Izgled dokumenta

Svi dokumenti firme „Energoplast“ ispisani su latiničnim pismom, fontom „Times New Roman“. Dozvoljeno je, ukoliko uslovi zahtevaju, upotrebiti za određene nazive ili pojmove latinično pismo fonta "Ariel".

Svaki pojedinačni dokument mora sadržavati zaglavlje i podnožje stranice.

U zaglavlju stranice se moraju nalaziti:

  1. Naziv dokumenta ispisan kurzivom i
  2. Znak firme „Energoplast“.

Propisani izgled zaglavlja stranice:

(Naziv dokumenta) _/_ DOO za proizvodnju i promet plastičnih zatvarača


Pored zaglavlja stranice, podrazumeva se da svaki pojedinačni dokument mora sadržati i sam tekst. Ukoliko je potrebno, zbog ograničenog prostora, dozvoljeno je smanjiti font, ako nikako nije moguće prilagoditi veličinu dokumenta zahtevanom stanju.

Izrada dokumenta

Izrada Poslovnika sistema upravljanja, Politike integrisanog sitema i Ciljeva integrisanog sistema

Za izradu Poslovnika o sistemu upravljanja zadužena je osoba koju imenuje Direktor firme „Energoplast“, pismeno ili usmeno. Poslovnik o sistemu upravljanja se usaglašava na sastanku Direktora i najvišeg rukovodstva. Preispitivanje i odobravanje Poslovnika o sistemu upravljanja vrši Direktor. Poslovnikom sistema upravljanja obuhvaćen je integrisani sistem QMS i FSMS.

Za izradu Politike integrisanog sitema i Ciljeva integrisanog sistema zadužena je osoba koju imenuje Direktor firme „Energoplast“, pismeno ili usmeno. Preispitivanje i odobravanje Politike integrisanog sitema i Ciljeva integrisanog sistema vrše Direktor i najviše rukovodstvo.

Dokumenti sistema kvaliteta su dostupni javnosti, prema zahtevu ili potrebama.

Izrada procedura, uputstava i obrazaca

Za izradu procedura, uputstava i obrazaca zaduženi su vlasnici procesa gde ta dokumenta nastaju, ili lice/lica koje usmeno ili pismeno odredi Direktor. Usaglašavanje dokumenta sa sistemom kvaliteta vrši vlasnik procesa, a odobravanje Direktor. Na Wiki stranici i u softveru Asana, u elektronskoj formi se automatski dodaju autori procedura, autori izmena i revizije.

Forma i distribucija dokumenta

Sva dokumenta postoje u štampanoj i elektronskoj formi. Dokumenti sistema kvaliteta se nalaze na wiki stranici web sajta energoplast i u softveru Asana, odakle se mogu koristiti i čiji se backup redovno vrši. Ovlašćene osobe koje su od direktora dobile korisničko ime i šifru mogu menjati tekst dokumenata na wiki stranici i softveru Asana uz prethodnu saglasnost direktora.

Ažuririranje dokumenta

Ažuriranje dokumenata se vrši direktno na wiki sajtu firme i u softveru Asana, time što se kreiranje i revizije dokumenata vrše direktno u elektronoskom formatu. Na taj način je svaki dokument dostupan za posmatranje (tzv “read only” pravo) svim zaposlenima u poslednjoj ažuriranoj verziji.

Revizija dokumenta

Revizija se vrši ukoliko to zahteva integrisani sistem, zakonski propis, korisnik proizvoda ili ukoliko se iskustveno pokaže da se revizija mora izvršiti. Reviziju može predložiti vlasnik procesa, direktor ili vođa tima za bezbednost hrane. Revizija se elektronskoj formi, najbolje u word(.docx) formatu, dostavlja direktoru na odobrenje. Nakon što direktor odobri reviziju potrebno je istu ažurirati na wiki sajtu i u softveru Asana. Ažuriranje dokumenata može da vrši isključivo direktor odnosno osoba koju on ovlasti, upotrebom korisničkog naloga koji ima pravo da vrši ne samo čitanje već i izmene dokumentacije.

Arhiviranje dokumenata

Arhiviranje dokumenata se u wiki formatu i u softveru Asana vrši automatizovano. Evidencija izmena se takođe vrši automatizovano pa stoga nema potrebe da se na kraju dokumenata pravi posebna evidencija o revizijama.

Vlasnici procesa su dužni da arhiviraju sledeće dokumente u pisanoj formi u označenim registratorima:

Inženjer kontrole kvaliteta je dužan da se stara o tome da se za gotove proizvode Energoplasta blagovremeno obezbede izveštaji o zdravstvenoj ispravnosti kao i za ahriviranje ovih izveštaja. Izveštaji o zdravstvenoj ispravnosti gotovih proizvoda se čuvaju u skeniranoj formi u dokumenacionom sistemu ERP softvera, a original u posebnom registratoru u arhivi kod sekretarice.

Eksterna dokumenta

U eksterna dokumenta spadaju razni upiti za ponudu vršenja usluge, poslovni ugovori, sva dokumenta za carinjenje robe, fakture dobavljača, rešenja i odluke sudova, poreskih organa i drugih institucija, zakonski propisi, sve vrste poslovnih pisama, stručne publikacije, standardi, kodeksi i sl. dokumenta.

Eksterne dokumente prima sekretarica, skenira ih i unosi potrebne podatake u knjigu ulazne pošte koja se nalazi u elektronskoj formi u bazi podataka kreiranoj upotrebom posebnog softvera u okviru informacionog sistema. Sekretarica raspodeljuje eksterne dokumente licima na koja se oni odnose putem informacionog sistema, u elektronskoj formi. Na originalni eksterni dokument sekretrica upisuje broj koji isti dokument nosi u knjizi ulazne pošte i arhivira ga u registrator, po hronološkom redosledu.

Prilozi

Naziv priloga
Oznaka
Glavna lista dokumenata
Lista zastarelih dokumenata
Lista eksternih dokumenata i zapisa
EPL.IS.2.01.04

Revizije

Redni broj revizije Izmena u odnosu na prethodnu reviziju Datum važenja
1 Novi dokument 15.06.2007.
2 - U tački 4.3 dodato: „Ukoliko postoji potreba za kompaktiranjem dokumenta, dozvoljeno je koristiti i fontove manje veličine.“ 15.10.2007.
3 - U tački 4.4.1 umesto „na sastanku Direktora i rukovodilaca organizacionih celina“ stavljeno „na sastanku Direktora, Predstavnika rukovodstva za kvalitet i vođe HACCP tima“ 01.11.2007.
4 - izbačeno: „Poslovnik o kvalitetu i Politika kvaliteta su dokumenti sistema kvaliteta koji su dostupni javnosti.“ 24.01.2008.
5 - U tački 4.4.2 umesto „Usaglašavanje dokumenta sa sistemom kvaliteta vrši vlasnik procesa, a odobravanje Direktor.“ stavljeno „Usaglašavanje dokumenta sa sistemom kvaliteta vrši Predstavnik rukovodstva za kvalitet, a odobravanje Direktor.“ 29.01.2008.
6 Izmena podnožja stranice i grafičkog prikaza podnožja stranice 06.03.2008.
7 - U tački 4.1 pod 3) dodato i „standardi“ 23.09.2008.
8 - U tački 4.2 dodato „Nekontrolisani primerci dokumenata se zavode u Listi nekontrolisanih primeraka." 02.09.2009.
9 - U tački 4.4.1 umesto „rukovodioci organizacionih celina“ stavljeno „predstavnik rukovodstva za kvalitet i vođa HACCP tima“; izbačeno je da su Poslovnik o sistemu upravljanja i Politika kvaliteta jedini dokumenti dostupni javnosti, dok je dodato da su dokumenti sistema kvaliteta dostupni javnosti prema zahtevu ili prema potrebama; 20.04.2015.
10 - U tački 4.4.3 izvršena je potpuna promena – dodata distribucija papirnih i elektronskih dokumenata 24.07.2015.


Pripremio: Usaglasio sa IMS: Odobrio:
Miljan Dragićević Jelena Kovačević Marko Aleksić
Ref: EPL.IS.2.01 Revizija: / Datum poslednje revizije se vidi u istoriji izmena