EPL.IS.1.01.11. Procedura za plaćanje i naplatu

Izvor: EnergoPlast
Idi na: navigaciju, pretragu

Procedura za plaćanje

Plaćanje obaveza finansijski referent vrši:

  • redovno - dva puta nedeljno, u ponedeljak i petak
  • vanredno - svaki dan u slučaju potrebe hitnog plaćanja

Redovno plaćanje obaveza

Osoba zadužena za plaćanje dospelih obaveza (u daljem tekstu "finansijski referent") dva puta nedeljno, u ponedeljak i petak u prepodnevnim satima treba da napravi pregled:

  • obaveza koje su dospele ili dospevaju za plaćanje do sledećeg termina za plaćanje (tj u ponedeljak do petka, a u petak do ponedeljka), posebno din a posebno EUR za svakog dobavljača i ukupno
  • stanja novčanih sredstava (posebno din a posebno EUR za svaku banku i ukupno)
  • napomene ukoliko postoje planirani odlivi ili prilivi koji mogu bitno da utiču na donošenje odluke o plaćanju

Odmah po izradi pregled se dostavlja direktoru na saglasnost putem elektronske pošte. Direktor u pisanoj formi, putem odgovora na elektronsku poštu daje nalog za plaćanje svih ili odabranih dospelih obaveza. Po izvršenju plaćanja potrebno je obavestiti direktora Energoplasta o izvršenju plaćanja, takođe putem elektronske pošte.

Ukoliko je potrebno da se za potrebe plaćanja deviznih obaveza izvrši kupovina deviznih sredstava, finansijski referent organizuje kupovinu deviznih sredstava od banke i popunjavanje svih potrebnih pratećih dokumenata.

Vanredno plaćanje obaveza

Pored redovnog plaćanja obaveza, finansijski referent vrši i vanredno plaćanje dospelih obaveza koje je potrebno hitno platiti na bazi primljenog naloga u pisanoj formi putem elektronske pošte. U cilju sprečavanja obmane i zloupotrebe potrebno je proveriti autentičnost poslate dokumentacije pozivom na mobilni telefon direktora ako se zahteva plaćanje računa ili predračuna koji su društvu koje plaća račune poslati putem elektronske pošte:

  • za plaćanja u dinarskoj protivvrednosti većoj od 1.000,00 EUR
  • koji do sada nisu plaćani ili
  • kojima su promenjene instrukcije za uplatu.

Procedura za naplatu

Finansijski referent je zadužen i za staranje o naplati:

  • Polumesečno - Na polovini svakog meseca finansijski referent je dužan da napravi izveštaj o dospelim potraživanjima i da identifikuje kupce koji su probili rok plaćanja i eventualno definisanu toleranciju. Za takve kupce je finansijski referent dužan da pošalje putem elektronske pošte obaveštenje o tome i molbu za uplatu, a direktoru da dostavi kopiju izveštaja sa identifikovanim kupcima koji su probili rokove plaćanja.
  • Mesečno - Prilikom izrade sledećeg izveštaja nakon dve nedelje finansijski referent je dužan da proveri, da li je konkretan kupac sveo svoje dugovarnje u predviđene okvire u međuvremenu. Ukoliko nije, potrebno je da mu finansijski referent dostavi inovirani pregled potraživanja, zamoli za usaglašavanje i plaćanje putem elektronske pošte a zatim i telefonom. Mesečni izveštaj finansijski referent dostavlja direktoru do 4 u mesecu za prethodni mesec.

Prilikom izrade izlaznih računa obavezno je da na svakom izlaznom računu piše da će se u slučaju neblagovremenog izmirivanja obaveza po osnovu izdatog računa obračunavati zakonom predviđena zatezna kamata.