EPL.IS.1.01.08. Procedura za obradu ulazne dokumentacije

Izvor: EnergoPlast
Idi na: navigaciju, pretragu

Procedura za obradu ulazne dokumentacije precizira ko kada i kako obrađuje ulaznu dokumentaciju.

Definicija ulazne dokumenacije

Ulazna dokumentacija je svaki dokument koji Energoplast dobije u pisanoj ili elektronskoj formi. Zbog poverljive prirode dobijeni ugovori o radu ne spadaju u ulaznu dokumentaciju.

U ulaznu dokumentaciju najčeše spadaju:

  • Ulazne fakture i optremnice dobavljača
  • Ostala dokumentacija:
    • Primljeni ugovori sa kupcima ili dobavljačima
    • Razna rešenja/dopisi državnih organa
    • Ostalo

Obrada ulazne dokumentacije

Ulazna dokumentacija se obrađuje u informacionom sistemu u okviru modula za dokumentacioni sistem/poštansku knjigu.

Na poseban način se obrađuju ulazni računi u odnosu na svu ostalu dokumentaciju.

Sve ulazne račune, osim računa koji su istovremeno i otpremnice, prima sekretarica. Ulazni računi mogu biti za:

  • usluge
  • robu/materijal

Ulazna dokumentacija koja je hitna za obradu (računi carine za plaćanje, rešenja državnih organa.....) se po hitnom postupku obrađuju/plaćaju dostavom zaposlenima zaduženim za obradu/odobravanje/plaćanje.

Obrada ulaznih računa za usluge

Istog dana odmah po prijemu, a najkasnije u roku od 24 časa, sekretarica vrši obradu ulaznih računa koja podrazumeva (sve u elektronskoj formi):

  • Skeniranje dokumenta
  • Klasifikacija dokumenta (račun, ugovor...)
  • Unos bitnih elemenata dokumenta (definisani dokumentacioni sistemom)
  • Prosleđivanje na overu odgovornom licu
  • Arhiviranje dokumenta (uz unos identifikacionog broja)
  • Potvrđivanje ispravnosti od strane odgovornog lica (uglavnom menadžer logistike jer je u procesu logistike i došlo do poručivanja)
  • Prosleđivanje dokumenta na finalnu overu direktoru
  • Overa direktora

Ako se ulazni račun odnosi na robu/materijal koji se ne zaprimaju na zalihe već se odmah evidentiraju kao trošak, obrada ovakvog računa se vrši na isti način kao računa za uslugu. Obračuni usluga bankarskih provizija se ne unose u poštansku knigu jer se knjiže kao trošak provizija prilikom knjiženja izvoda. Placanje se vrši u trenutku kada se od banke dobije obračun usluge provizije, kako bi nalog bio izvršen.

Ako se ulazni račun odnosi na uvoznu robu obavezno je da se u koloni za opis unese broj kontrolnika radi lakšeg praćenja kalkulacija. Kontrolnik se vodi vanknjigovodstveno, u posebnoj tabeli u Excell dokumentu snimljenom na desktop računara poslovnog sekretara. Brojeve kontrolnika dokumentaciji dodeljuje poslovnog sekretara ili osoba koja je menja.

Obrada ulaznih računa za materijalna dobra (robu/materijal/osnovna sredstva)

Obrada ulaznih računa za robu/materijal se vrši zajedno sa i nakon obrade otpremnica uz obavezno dostavljanje Zapisnika o kvalitetu ako je tako precizirano za navedenu robu.

Uz račun za osnovna sredstva obavezno se prilaže i zajedno sa njim zavodi i skenira u dokumentacioni sistem Odluka o aktiviranju osnovnog sredstva sa preciziranim:

  • nabavna vrednost osnovnog sredstva
  • vek trajanja
  • datum aktiviranja osnovnog sredstva

Obrada primljenih otpremnica dobavljača

Obradu primljene otpremnice dobavljača vrši magacioner. Obrada otpremnice se sastoji od sledećih aktivnosti:

  • Generisanje prijemnice na osnovu narudžbenice dobavljaču
  • Popunjavanje Zapisnika o ispravnosti primljene robe/materijala
  • Dostavljanje sekretarici:
    • otpremnice (i računa eventualno ako je predat uz otpremnicu),
    • prijemnice i
    • zapisnika

Ukoliko se primljena otpremnica dobavljača odnosi na povraćaj izdatih gotovih proizvoda - na primer povraćaj zbog reklamacije - obrada otpremnice se vrši na sledeći način:

  • magacioner formira novi broj ili brojeve paleta za vraćene gotove proizvode
  • magacioner obaveštava tehničara kontrole kvaliteta o prispeću reklamiranog proizvoda
  • magacioner u IS sastavlja dokument koji se naziva ODOBRENJE i ovim dokumentom zaprima gotove proizvode na zalihe magacina potencijalno neusaglašenih gotovih proizvoda, tj kreirane palete na stanje u magacinu broj 800
  • na osnovu zapisnika kontrole kvaliteta overenog od strane direktora ovim proizvodima menadžer logistike dalje upravlja (izdaju se na doradu ili u drugu klasu ili u škart)
  • na osnovu odobrenja koje je sastavio magacioner, logistika izrađuje dokument Knjižno Odobrenje i dostavlja kupcu.
    • Ovaj dokument se štampa u četiri primerka.
    • Logistika šalje dva primerka kupcu uz propratno pismo u kojem se kupcu daje instrukcija da:
      • jedan potpisani i ispečatirani primerak vrati Energoplastu.
      • Drugi primerak kupac koristi za potrebe prijavljivanja sopstvenog PDV.
    • Dva primerka se dostavljaju referentu za finansije.

Obrada primljenih računa

Po prijemu računa za primljenu robu vezanu za dostavljenu dokumentaciju sekretarica:

  • Skenira račun uz otpremnicu, prijemnicu i zapinik
  • Arhivira ih uz dodelu broja (upisivanje na računu)
  • Unosi elemente primljenog računa u informacioni sistem (IS) i prosleđuje logistici na izradu kalkulacije i potvrđivanje pre overe direktora.

Izradu kalkulacije vrši referent logistike na osnovu narudžbenice dobavljaču i primljenih ulaznih računa. Po izradi kalkulacije referent logistike vrši potvrđivanje računa i prosleđuje ih na overu direktoru. Zbog kašnjenja u dostavljanju računa troškovi laboratorijskog ispitivanja ne uključuju u kalkulaciju cene koštanja repromaterijala.

Obrada primljenih menica

Menice primljene od kupaca se obavezno drže u arhivi koja se zaključava, u posebnom registratoru zajedno sa potrebnom dokumentacijom za njihovu realizaciju (menična ovlašćenja, karton depo potpisa....).

Overa direktora i knjiženje

Direktor overava odmah, najkasnije u roku od 24 časa, sve potvrđene ulazne račune i prosleđuje na knjigovodstvenu obradu.

Po izvršenoj obradi ulaznih računa, najkasnije u roku od 3 dana, potrebno je da knjgovodstvo sprovede sledeće knjigovodstvene operacije:

  • Unos ulaznog računa u PDV knjigu
  • Knjiženje ulaznog računa

U drugoj polovini svakog meseca je potrebno izvršiti sravnjenje finansijskog i robnog knjigovodstva. Realizacija ove aktivnosti je na knjigovodstvu uz podršku i saradnju logistike.

Plaćanje računa

Plaćanje računa je precizirano posebnom procedurom: EPL.IS.1.01.11. Procedura za plaćanje i naplatu.