EPL.IS.5.01 Nabavka, tekst procedure

Izvor: EnergoPlast
Idi na: navigaciju, pretragu

Energoplast logo u boji.png

Procedura za nabavku

Predmet

Ovom procedurom se definiše tok aktivnosti, nosioci informacija i nosioci aktivnosti u procesu nabavke sirovina, ambalaže i ostalog materijala. Procedura obuhvata sledeće aktivnosti : Planiranje nabavke, Analiza plana nabavke, Iniciranje nabavke, Izbor i ocena dobavljača, Usvajanje ponude i ugovaranje, Kontrola i analiza realizacije nabavke.

Namena

Procedura se primenjuje u procesu nabavke repromaterijala, osnovnih sredstava i rezervnih delova kako bi se proizvodni proces nesmetano odvijao.

Veza sa drugim dokumentima

Poslovnik sistema upravljanja

Definicije

Nema

Detalji procedure

Tenderi

Ugovaranje cene svih potrebnih inputa treba u što većoj meri vršiti putem neformalnih godišnjih tendera. U decembru, a na bazi plana za narednu godinu, potrebno je da se raspišu tenderi za sve potrebne inpute za sledeću godinu koje je moguće nabavljati i ugovarati na takav način. Što se tiče cene električne energije, može se desiti da je najbolje da se cena za narednu godinu ugovara u periodu mart-maj tekuće godine.

Operativno planiranje nabavke

Na osnovu plana proizvodnje menadžer logistike izrađuje korišćenjem informacionog sistema:

  • materijalni bilans potreba za posmatrani period na koji glasi plan i
  • dinamiku nabavke i prispeća materijala kako bi se uskladio sa realnim potrebama proizvodnog ciklusa

uz uzimanje u obzir minimalnih rezervi za svaki materijal pojedinačno i uticaj trenda i sezone na potrošnju.

Analizira se stanje zaliha repromaterijala, rezervnih delova i dinamika potrošnje za naredni posmatrani period. Izrađuju se potrebe za nabavkom sa dinamikom prispeća, a na osnovu kritičnih zaliha iz informacionog sistema.

U nedostatku adekvatnog modula informacionog sistema za izradu bilansa repromaterijala, menadžer logistike koristi:

  • izveštaj o zalihama repromaterijala iz informacionog sistema i
  • plan proizvodnje

i shodno potrebama vrši nabavku repromaterijala, uz odobrenje direktora u pisanoj formi, osim kada su u pitanju rutinske kupovine ambalaže, masterbača i pomoćnog materijala po cenama koje nisu više od prethodnih.

Poručivanje klišea za štampu, adaptera za zatvaračice i rezervnih delova treba raditi kroz porudžbenicu u IS (porudžbenica sa tačkom kada je u pitanju Probit), a isto tako raditi sa reversima. Klišee za štampu i adaptere za zatvaračice knjižiti kao osnovno sredstvo.

Nabavka se sprovodi tako što menadžer ili referent logistike popunjava narudžbenicu dobavljaču u obrascu koji je definisan u informacionom sistemu (link ka izgledu obrasca). Za domaće dobavljače se narudžbenica šalje u prilogu elektronske pošte uz usaglašavanje roka isporuke. Kada su u pitanju dobavljači stranog govornog područja, detalji pordužbine se dostavljaju u tekstu elektronske pošte, a narudžbenica se posebno popunjava u obrascu u informacionom sistemu. U informacionom sistemu se u narudžbenicu obavezno unosi i cena.

Odgovoran: direktor

Izvršilac: menadžer logistike, rukovodilac proizvodnje

Izbor i ocena dobavljača

Prispele ponude dobavljača se analiziraju, rangiraju dobavljači i vrši ocenjivanje ponuda i dobavljača na osnovu definisanih kriterijuma za izbor dobavljača: kvalitet, cena, paritet, rokovi isporuke, rokovi plaćanja, pouzdanost, troškovi... Uputstvom za ocenjivanje i izbor dobavljača su detaljno definisani postupci.

Uputstvo za ocenjivanje i izbor dobavljača

Ocena kvaliteta proizvoda

Menadžer logistike najmanje jednom godišnje (decembar) vrši ocenjivanje dobavljača po pitanju kvaliteta proizvoda, a prema Pravilniku za ocenjivanje kvaliteta proizvoda. Ocena i obrazloženje zapisuju se na obrascu za Ocenu dobavljača po pitanju kvaliteta proizvoda.

Preispitivanje dobavljača po pitanju cene proizvoda

Menadžer logistike najmanje jednom godišnje (decembar) vrši ocenjivanje kvaliteta dobavljača preispitivanjem cene proizvoda. Ocena i obrazloženje zapisuju se na obrascu Ocena dobavljača po pitanju cene proizvoda.

Ocena usluge dobavljača

Menadžer logistike najmanje jednom godišnje vrše ocenjivanje kvaliteta dobavljača po pitanju kvaliteta usluge, Ocenjivanje sa komercijalnog aspekta vrši menadžer logistike, a sa tehnološkog aspekta direktor. Prosek pojedinačnih ocena daje zbirnu ocenu usluge dobavljača. Ocene i obrazloženja zapisuju se na zajedničkom obrascu Ocena dobavljača po pitanju kvaliteta usluge.

Zbirni izveštaj

Na osnovu pojedinačnih izveštaja o ocenjivanju dobavljača po pitanjima kvaliteta proizvoda, cene i usluge, menadžer logistike sastavlja Zbirni izveštaj o ocenjivanju dobavljača. Ovaj izveštaj namenjen je Direktoru.

Verifikacija zbirnog izveštaja

Menadžer logistike vrši verifikaciju zbirnog izveštaja svojim potpisom na Zbirni izveštaj o ocenjivanju dobavljača. Nakon završene verifikacije, po potrebi o rezultatu pismeno obaveštava dobavljača, uz predloge za poboljšanje ili razloge za prekid saradnje.

Usvajanje ponude i ugovaranje

Na osnovu rangiranja dobavljača i ponuda vrši se usvajanje najpovoljnije ponude. Za usvojene ponude se dostavlja porudžbenica i po potrebi se izrađuje kupoprodajni ugovor kojim se detaljno definišu prava i obaveze obe ugovorne strane. Porudžbenica se izrađuje u IS i dostavlja samo za porudžbine koje se smeštaju na zalihe i za koje se pravi kalkulacija. Za usluge i za robu koja se ne smešta na zalihe se ne izrađuje porudžbenica kroz IS.

Odgovoran: direktor

Izvršilac: menadžer logistike, rukovodilac proizvodnje

Nabavka po posebnim zahtevima kupaca

Ukoliko je potrebno vršiti nabavku u cilju realizacije posebnih zahteva kupaca (klišei, adapteri, alati za žigove...) marketing menadžer usaglašava sa kupcima sve detalje (vezane za npr. overu izgleda crteža za štampu ili žig, izveštaj o broju potrebnih adaptera, itd) i o usaglašenim detaljima obaveštava menadžera logistike.

Menadžer logistike organizuje nabavku kroz redovan proces poručivanja (izradom i dostavljanjem narudžbe dobavljaču, roka isporuke, cena......), stara se o urednom sprovođenju nabavke i po sprovedenoj nabavci obaveštava marketing menadžera u cilju nastavka realizacije potrebnih aktivnosti ka zadovoljavanju posebnih zahteva kupaca. Ako su u pitanju adapteri za aplikaciju zatvarača, treba težiti da ih kupuju kupci od proizvođača opreme. Ako je neophodno da Energoplast organizuje izradu adaptera na lokalnom tržištu, potrebno je voditi računa da se oni proizvode od nerđajućeg celika C4732, otpornog na kiseline, kaljenog na 1000 N/mm2 i nazubljeni prema uzorku zatvarača, a kuglice koje se u njima nalaze da budu od nerđajućeg metala.

Odgovoran: direktor

Izvršilac: menadžer logistike, marketing menadžer

Kontrola i analiza realizacije nabavke

Prati se realizacija nabavke kontrolom poštovanja definisanog kvaliteta, rokova isporuke i količina. Na osnovu analize ovih podataka kao i podataka iz proizvodnje o kvalitetu materijala se vrši ažuriranje izveštaja o pojedinim dobavljačima i definiše njihov rang.

Potrebno je voditi računa o tome da se za sve ulazne sirovine i ambalažu obezbede važeći potrebni zdravstveni sertifikati za kontakt sa hranom koje je potrebno skenirati i arhivirati na folderu na sharepoint lokaciji: Link ka sharepoint folderu sa zdravstvenim sertifikatima za ulazne sirovine i ambalažu.

Odgovoran: direktor

Izvršilac: menadžer logistike, rukovodilac proizvodnje

Instrukcije

Odgovornost je vlasnika procesa, da se aktivnosti vezane za Planiranje proizvodnje odvijaju u skladu sa ovom procedurom.

Odgovornost je svih zaposlenih koji koriste ovu proceduru i pripadajuća dokumenta da postupaju u skladu sa u njima propisanim odgovornostima.

Uputstva i zapisi

Pripadajući zapisi:

  • Plan proizvodnje
  • Upit za ponudu
  • Ponude dobavljača
  • Porudžbenica
  • Kartica dobavljača
  • Ocene dobavljača

Prilozi

Redni broj
Naziv priloga
Broj strana priloga
Oznaka
1
Pravilnik za kontrolu kvaliteta repromaterijala
12
EPL.IS.7.04
2
Lista odobrenih dobavljača
1
EPL.IS.5.01.01
3
Dinamika nabavke materijala
1
EPL.IS.5.01.02
4
Plan nabavke materijaka
1
EPL.IS.5.01.03

Revizije

Redni broj revizije
Izmena u odnosu na prethodnu reviziju
Datum važenja
1
Novi dokument
01.03.2007.
2
Promena podnožja dokumenta
01.11.2007.
3
Izmena stavke 8 Prilozi
11.02.2008.
4
Izmena u zaglavlju memoranduma
20.04.2015.
5
Usaglašavanje sa FSMS
24.07.2015.

.


Pripremio: Usaglasio sa IMS: Odobrio:
Dejan Antonijević Jelena Kovačević Marko Aleksić
Ref: EPL.IS.5.01 Revizija: / Datum poslednje revizije se vidi u istoriji izmena