EPL.IS.2.02 Procedura za upravljanje zapisima

Izvor: EnergoPlast
Idi na: navigaciju, pretragu

Energoplast logo u boji.png

Procedura za upravljanje zapisima

Predmet

Ovom procedurom definiše se način rada sa dokumentovanim informacijama – zapisima o sistemu upravljanja, koji obuhvata: identifikaciju, označavanje, prikupljanje, sređivanje, odlaganje, pristup, održavanje i arhiviranje.


Namena

Procedura se primenjuje u svim organizacionim celinama u kojima se zapisi o integrisanom sistemu stvaraju i u kojima se koriste.


Veza sa drugim dokumentima


Detalji procedure

Identifikacija i šifriranje zapisa

Svaki zapis se identifikuje po nazivu obrasca, oznaci obrasca i datumu nastanka zapisa.

Oznaka zapisa ima identičnu strukturu kao i oznaka obrasca:

EPL.IS.oznaka_procesa.broj_dokumenta

Detaljna definicija ove oznake nalazi se u Proceduri za upravljanje dokumentima.

Izgled i popunjavanje zapisa

Izgled zapisa odgovara izgledu odgovarajućeg obrasca, s tim što sve predviđene rubrike moraju biti popunjene, što predstavlja dokaz o izvršenju zadate aktivnosti. Potpis odgovornog lica mora obavezno postojati kod zapisa gde je to zahtevano.

Prikupljanje zapisa

Prikupljanje zapisa se sprovodi kada je potrebno zapise premestiti sa mesta njihovog nastanka na mesta njihove analize, verifikacije, sređivanja, odlaganja i/ili arhiviranja. Za prikupljanje zapisa odgovorni su vlasnici procesa u kojima ti zapisi nastaju.

Sređivanje zapisa

Sređivanje zapisa sprovodi se da bi zapisi o integrisanom sistemu u svakom momentu bili pristupačni, na raspolaganju odgovornim licima. Sređivanje zapisa o kvalitetu podrazumeva: da budu čitljivi kada se popunjavaju ručno, da budu uredni, da su sve predviđene kolone i vrste popunjene, da je stavljen datum i da je čitko potpisan od strane odgovornog lica, radnika, rukovodioca i/ili direktora.


Odlaganje, čuvanje i distribucija zapisa

Odlaganje zapisa

a) Odlaganje zapisa vrši se, kad je zapis na papiru, u pogodne fascikle i/ili registratore. Svaki registrator je označen da jasno pokaže koje zapise sadrži. Odlaganje zapisa vrši vlasnik procesa u kome ti zapisi nastaju.


b) Zapisi vođeni na elektronskom medijumu (CD, DVD, hard disk, fleš memorija) odlažu se tako što se medijumi označe na pogodan način i odlože na za to predviđeno mesto. Na računarima takođe moraju postojati elektronske fascikle, jasno označene, u kojima se mogu odložiti odgovarajući zapisi u elektronskom obliku. Odlaganje zapisa vrši vlasnik procesa u kome ti zapisi nastaju.


Čuvanje zapisa

Zapisi se čuvaju u organizacionoj jedinici u kojoj se koriste ili u arhivi. Za čuvanje zapisa odgovorni su vlasnici procesa u kojima ti zapisi nastaju ili osobe određene posebnim rešenjem.

Zapisi u papirnoj formi se čuvaju u registratorima. Na registratorima je navedena vrsta zapisa, broj registratora, period nastanka ili redni broj zapisa. Arhiviranje zapisa integrisanog sistema, kada su na papiru, vrši se posle godinu dana, osim ako u proceduri koja definiše konkretan element integrisanog sistema, zakonu koji se odnosi na predmetnu problematiku ili zahtevu korisnika proizvoda nije definisan drugi vremenski period.

Zapisi u elektronskoj formi se arhiviraju jednom godišnje, na elektronskom medijumu (CD, DVD) i odlažu u arhivu.


Distribucija zapisa

Lista zapisa predstavlja evidenciju svih obrazaca zapisa i na njoj je navedeno vreme, mesto i način čuvanja.


Pristup zapisima

a) Pristup zapisima dozvoljen je samo licima iz organizacionih celina koje stvaraju ili koriste zapise, o čemu se staraju vlasnici procesa iz tih organizacionih jedinica.


b) Kada je potrebno, na osnovu odredbi zakona ili zahteva korisnika proizvoda, da se zapisi posebno čuvaju, rukovodioci organizacionih celina definišu radna uputstva za takve potrebe.


Održavanje zapisa

Održavanje zapisa je omogućeno njihovim pravilnim odlaganjem koje ih štiti od oštećenja, gubljenja, neovlašćene promene, neovlašćenog pristupa i propadanja zbog uslova uticaja okoline. Za održavanje zapisa su odgovorni vlasnici procesa u kojima ti zapisi nastaju.


Zapisi i korisnik proizvoda

Ako to ugovor zahteva, ili se naknadno zatraže zapisi, moraju da budu dostupni za vrednovanje od strane korisnika ili njegovog predstavnika u definisanom periodu.


Uništavanje zapisa

Posle isteka vremena predviđenog za čuvanje zapisa vrši se uništavanje zapisa.

Uništavanje se vrši spaljivanjem. Za uništavanje zapisa odgovorna lica imenuje Direktor.

Potrebno je sastaviti zapisnik o uništavanju zapisa, u kome treba da budu navedeni podaci o godini nastanka zapisa, broj registratora i vrsta zapisa.


Prilozi

Redni broj
Naziv priloga
Broj strana priloga
Oznaka
1
Glavna lista zapisa
1
EPL.IS.2.02.01
2
Lista distribucije
1
EPL.IS.2.01.02

Revizije

Redni broj revizije
Izmena u odnosu na prethodnu reviziju
Datum važenja
1
Novi dokument
15.06.2007.
2
Promena podnožja stranice
01.11.2007.
3
- U tački 4.5.1 b) dodato je „hard disk, fleš memorija“
29.01.2008.
4
Izmena zaglavlja memoranduma
20.04.2015
5
Usaglašavanje sa FSMS
24.07.2015.


Pripremio: Usaglasio sa IMS: Odobrio:
Miljan Dragićević Jelena Kovačević Marko Aleksić
Ref: EPL.IS.2.02 Revizija: / Datum poslednje revizije se vidi u istoriji izmena